Как найти и выбрать надежную и ответственную бухгалтерскую компанию |

Эта статья будет полезна тем руководителям, которые решили полностью или частично предать бухучет своей компании сторонней организации и ищут для этого надежного исполнителя

Ищем в интернете

Самый первый и самый очевидный вариант – искать в интернете. В этом случае обратите внимание на сайт компании, насколько удобно им пользоваться и насколько подробно описываются там возможности аутсорсинговой компании.

Конечно, сайт – это только фасад. Но и он может многое рассказать о потенциальном исполнителе, например, о том, на каком языке он будет с вами разговаривать – на понятном вам обоим или понятном только ему. Также обратите внимание на то, как часто сайт обновляется, насколько актуальна информация, которая на нем размещена, как быстро вам отвечают.

Еще один вариант поиска в интернете – это специализированные форумы. Однако учтите, что мнения бывают разные. И если на фоне общих положительных отзывов о какой-либо бухгалтерской фирме кто-то выражает свое явное недовольство, то это вовсе не значит, что с этим исполнителям не стоит иметь дел. Компаний, которые удовлетворяли бы всех без исключения, не существует. Бывает, что и заказчик отличается скандальным характером или относится к тому типу людей, которые всегда всем недовольны.

Ищем по знакомым

Вариант второй – обратиться в компании, в которых уже обслуживаются ваши партнеры или знакомые. Рекомендация знакомых – это, пожалуй, лучшая рекомендация. Впрочем, это еще не значит, что ее надо принимать без оглядки. Присмотритесь к потенциальному аутсорсеру, встретьтесь, задайте интересующие вас вопросы.

Ищем среди аудиторов

Это неочевидный вариант поиска аутсорсера, пользуются им немногие. Почему же аутсорсеров имеет смысл искать среди аудиторов?

Во-первых, многие аудиторские компании оказывают аутсорсинговые услуги. Сплав этих двух направлений – аудита и аутсорсинга – позволит вам получить оптимальный уровень бухгалтерского обслуживания.

Во-вторых, аудиторская деятельность регулируется законодательно (Федеральный закон от 30.12.2008 N 307-ФЗ) и каждая аудиторская компания подлежит обязательному членству в СРО. Чтобы стать членом СРО, нужно соответствовать ряду требований, которые в конечном итоге защищают интересы заказчика. Это надежная гарантия того, что специалисты аудиторских компаний имеют высокую профессиональную квалификацию.

7 вопросов, которые обязательно следует задать потенциальному исполнителю

Если вы уже наметили потенциального исполнителя, задайте ему несколько вопросов. Они помогут вам оценить то, насколько комфортно и выгодно вам будет с ним сотрудничать.

Какие услуги аутсорсинговая компания предоставляет?
Узнайте, какие варианты обслуживания бухгалтерская фирма может предложить. Понятно, что это, прежде всего, аутсорсинговые услуги. Но для вас важно то, насколько гибкие модели обслуживания имеются в арсенале исполнителя. Например, можете ли вы в дальнейшем расширить или, наоборот, сократить пакет предоставляемых услуг. Ваш бизнес развивается и на каждом этапе развития у него могут возникнуть определенные потребности. Поинтересуетесь также, оказывает ли аутсорсер услуги по экспресс- или полному аудиту бухгалтерии, услуги по налоговой оптимизации; готов ли он представлять ваши интересы в контролирующих органах.
Кто будет заниматься бухучетом?
Уточните информацию о конкретных исполнителях. Несмотря на то, что в договоре на оказание аутсорсинговых услуг исполнителем будет выступать юридическое лицо, в конечном итоге фактические действия будет выполнять конкретный работник. Поэтому важно знать общий профессиональный уровень сотрудников аутсорсинговой компании.

Здесь обратите внимание не только на профессиональное образование и стаж работников, но и на наличие у них профессиональных дипломов, сертификатов, благодарностей, почетных грамот. Обратите также внимание на то, уделяет ли бухгалтерская компания достаточное внимание повышению квалификации своих сотрудников.

Обычно бухгалтерские фирмы с удовольствием делятся такой информацией. Ведь высокопрофессиональные кадры – это их основной актив и предмет гордости.
Как контролируется качество услуг?
Выясните, какая система контроля качества применяется в бухгалтерской фирме – сплошная или выборочная, постоянная или итоговая. Немаловажное значение имеет и то, осуществляет ли исполнитель контроль качества только своими силами или для этого могут привлекаться аудиторы. Аудиторы – наилучший вариант. Они, если можно так сказать, обеспечивают независимый контроль качества. Узнайте, несут ли сотрудники компании персональная ответственность за качество своей работы.
Как можно контролировать процесс оказания услуг?
Задать этот вопрос необходимо. Вы, как руководитель несете полную ответственность перед контролирующими органами за организацию бухгалтерского учета в своей компании. Поэтому вы должны быть уверены в том, что все идет и по плану и как надо. Поэтому вы должны иметь возможность контролировать процесс оказания аутсорсинговых услуг.

Работа бухгалтерской фирмы должна быть полностью прозрачной. То есть вам должно быть всегда понятно, что происходит в вашей бухгалтерии. Это совсем не значит, что вы должны стоять у исполнителя «над душой». Но в любое время он должен быть готов предоставить вам исчерпывающую информацию о состоянии ваших счетов, стоимости активов и обязательств, доходах и расходах, степени готовности отчетов.

В этой плане дополнительный плюс для аутсорсера, если он предоставит вам онлайн-доступ к вашей бухгалтерии. Такие решения на базе «облачных» сервисов сейчас получают все больше распространение. В таком случае, чтобы узнать, как идут ваши бухгалтерские дела, вам не придется звонить или писать исполнителю. Достаточно будет зайти в сервис и все посмотреть самому.
Каковы гарантии соблюдения конфиденциальности?
Исполнитель должен гарантировать вам неразглашение конфиденциальной информации. В договоре аутсорсинга должны быть указаны категории той информации, которую вы считаете конфиденциальной, и обозначен круг лиц, допущенных к ней. Кроме того, там должен быть четко прописаны степень ответственности за нарушение конфиденциальности. Любая гарантия должна иметь, скажем так, материальное обеспечение.

К вопросу конфиденциальности напрямую относится вопрос хранения информации. Уточните также, где исполнитель хранит информационные базы своих клиентов: на удаленных серверах, на собственном сервере, на жестких дисках своих компьютеров. Последний вариант, понятно, самый ненадежный.
Как формируется стоимость услуг?
Главный критерий здесь – гибкость. Каждый бизнес имеет свои организационные особенности, поэтому тарифы на аутсорсинг бухгалтерии не должны быть «под одну гребенку». В каждом конкретном случае исполнитель должен учитывать систему налогообложения заказчика, количество работников, количество банковских и/или хозяйственных операций, объем обязательной налоговой, бухгалтерской и статистической отчетности. Учтя все эти особенности вашего бизнеса, аутсорсер должен предложить вам индивидуальный тариф.
Несет ли исполнитель материальную ответственность?
Добросовестная аутсорсинговая компания несет материальную ответственность за все допущенные по своей вине ошибки, которые влекут за собой убыток для компании заказчика. Ошибаться может каждый – и штатный бухгалтер, и бухгалтерская фирма. Главное – готов ли исполнитель за свои ошибки расплачиваться. В случае штатного бухгалтера это затруднительно, хотя он и является материально ответственным лицом. У него для этого просто не всегда есть финансовые возможности, а закон (если дело вдруг дойдет до суда) всегда на стороне наемных работников. А вот бухгалтерская фирма вполне может компенсировать все штрафы и пени, которые возникнут по ее вине. Главное, чтобы ее материальная ответственность была отражена в договоре.

В качестве заключения

В этой статьей мы не упомянули такой критерий оценки профессионализма компании, как стаж ее работы. Не упомянули потому, что, во-первых, он очевиден, во-вторых, неоднозначен. С крупными компаниями, которые давно заняли прочное место на рынке, далеко не всегда комфортно и выгодно работать. Большие системы отличаются неповоротливостью, а расходы на их содержание обычно слишком высоки. Они больше подходят для крупного бизнеса. Если же у вас средний или малый бизнес, то лучше не идти к гигантам, а поискать исполнителя среди компаний небольшого или среднего размера. Но это, как говорится, частное мнение. Выбирать вам.

Если резюмировать критерии отбора аутсорсинговой компании, то получится следующий чек-лист:

Компания предоставляет широкий спектр аутсорсинговых услуг. Их пакет заказчик может формировать по своему усмотрению.
В компании работают высокопрофессиональные сотрудники.
У потенциального исполнителя существует своя система контроля качества предоставляемых услуг.
Работа исполнителя является для вас полностью прозрачной.
Бухгалтерская фирма гарантирует конфиденциальность вашей информации.
В компании гибкий подход к ценообразованию.
Исполнитель несет материальную ответственность за свои ошибки.